Når medlemmer er i knibe
TR som bisidder
I hvilke situationer skal jeg tilbyde at være bisidder?
Etf forventer, at du tilbyder en kollega (medlem) at være bisidder, hvis vedkommende skal til:
- en tjenstlig samtale eller
- et afklarende møde, som kan munde ud i en tjenstlig samtale eller en mundtlig/skriftlig advarsel.
- sygefraværssamtaler, som handler om kollegaens fravær.
Det er en god ide i ”fredstid” at fortælle dine kolleger, at du, som TR gerne vil tilbyde dig som bisidder, hvis de skulle blive indkaldt til møde med deres leder, og det drejer sig om noget tjenstligt eller sygefravær.
Du kan samtidig oplyse, at de kan bede om at få tid til at finde en bisidder. I praksis betyder det, at de bør have et passende varsel inden mødet.
Det er din kollega, der afgør, hvem han/hun ønsker at have med som bisidder. Det vil være naturligt og relevant, at det er TR.
Skal der altid en bisidder med?
Om en medarbejder skal have tilbudt at få en bisidder med til en samtale afhænger af samtalens karakter. Ved tjenstlige samtaler og sygefraværssamtaler skal den ansatte have mulighed for at tage en bisidder med.
Nogle gange kan det være svært på forhånd at vide hvilken form for møde, der er tale om. Derfor bør du stille dig til rådighed som bisidder, hvad enten din kollega er indkaldt med en skriftlig dagsorden eller ej. Du kan eventuelt aftale med din kollega, at du kontakter lederen for at få afklaret samtalens karakter.
En samtale eller et opsigelsesforløb er ubehageligt for de fleste, så til en samtale kan din kollega ofte misforstå, hvad der bliver sagt, og hvilke råd der bliver givet. Dér er den efterfølgende dialog med bisidderen uundværlig.
Skal kollegaen til en uformel samtale, skal I dog vurdere, om det er hensigtsmæssigt for en samtales positive udfald, om du deltager eller ej for ikke at skærpe situationen unødigt.
TR's rolle som bisidder
Som TR og bisidder, er du din kollegas ”advokat” og Etf's repræsentant i forhold til arbejdsgiveren.
Det betyder, at du skal sørge for, at din kollegas rettigheder respekteres, og at din kollega ikke forpligter sig til mere, end vedkommende har pligt til her og nu.
Vær opmærksom på tillid
Det er vigtigt, at din kollega har tillid til, at du repræsenterer hans/hendes interesser. Du skal derfor ikke diskutere din kollega med jeres leder, uden at I har aftalt det. Vi anbefaler også, at du kommer og går sammen med din kollega til en samtale.
Hvad skal jeg være opmærksom på som bisidder
Inden mødet
Sørg for at du og din kollega får afstemt, hvad din bisidderrolle er under mødet. Din kollega skal vide, at det er ham/hende, der er til samtale, og derfor skal føre ordet.
Som bisidder er du primært den lyttende og opsamlende, der:
- Sikrer, at formelle regler mv. omkring mødet er i orden
- Sikrer at din kollegas rettigheder bliver respekteret
- Medvirker til at sikre, at din kollega har forstået, hvad lederen spørger om, kritiserer osv.
- Sikrer, at din kollega ikke forpligter sig til mere, end han/hun har pligt til her og nu
Etf anbefaler, at I aftaler hvilke emner, I hver især tager op eller besvarer. Inden mødet kan du bede arbejdsgiver om at lave en dagsorden, så du og din kollega ved, hvad mødet handler om og kan forberede jer.
Etf anbefaler, at I forbereder jer grundigt. Find kernen i problemet, undersøg den lokale personalepolitik, støt medarbejderen i at forberede sin konstruktive præsentation af sagen og drøft hvilke mål, medarbejderen kan have for samtalen.
Hvis der ikke er en dagsorden
Du kan få indflydelse på mødets karakter. Som udgangspunkt kan du gå ud fra, at der alene er tale om et orienterende/afklarende møde, hvis der ikke findes en dagsorden inden mødet. Det kan du gøre arbejdsgiver opmærksom på ved mødets start.
Er der en dagsorden eller skriftlig indkaldelse, hvor det ikke fremgår, at der er tale om en tjenstlig samtale eller sygefraværssamtale, kan du fastholde, at mødet er en orientering af din kollega.
Arbejdsgiver holder sig ikke til dagsordenen
Er din kollega f.eks. indkaldt til en sygefraværssamtale, men lederen begynder at tale om din kollegas egnethed, skal du bede lederen om at holde sig til dagsorden og ellers – under en pause - anbefale din kollega, at I afbryder mødet.
Ved advarsel eller partshøring
Hvis lederen ved mødets start oplyser, at din kollega skal have en advarsel, eller at mødet er en partshøring med henblik på afskedigelse, skal du gøre lederen opmærksom på, at I ønsker en skriftlig partshøring. De må altså udlevere en såkaldt sindetskrivelse eller påtænkt afskedigelse/påtænkt advarsel.
Læs mere: Forvaltningsloven § 19
Det betyder, at afgørelsen bliver udsat, fordi din kollega skal have mulighed for at komme med en udtalelse. Retten til at få sagen udsat og til at komme med en udtalelse fremgår af Forvaltningsloven.
Læs mere: Forvaltningsloven § 21
Derefter fortæller du din kollega, at sagen nu overdrages til Etf, og at kollegaen bør kontakte Etf hurtigst muligt for videre bistand.
Pauser under mødet
Du kan altid bede om en pause under mødet. Det kan være relevant, hvis der f.eks. kommer oplysninger frem under mødet, som du har brug for at drøfte med din kollega.
Det kan også være en god ide at tage en pause, hvis din kollega bliver bedt om at tage forpligtende stilling til noget, som du vurderer, at han/hun ikke kan/skal overskue uden tid til at tænke sig om eller uden at have kontaktet andre instanser. Det kan typisk være A-kasse, pensionskasse, fagforening osv.
Få dokumentation på kritik og klager
Kommer lederen med negative/kritiserende oplysninger om din kollega, skal du bede om dokumentation for disse oplysninger.
Arbejdsgiver har notatpligt, hvis oplysningerne skal kunne bruges overfor din kollega. Alle mundtlige oplysninger, der har betydning i en sag, skal skrives ned. Det står i offentlighedslovens § 6 om arbejdsgivers notatpligt.
Læs mere: Offentlighedslovens § 6
Oplysningerne kan eksempelvis være klager fra borgere eller kolleger, oplysninger om samarbejdsvanskeligheder fra kolleger, ledere eller andre, påstande om uregelmæssigheder som tyveri, sløseri, urimelig væremåde eller andet, samt oplysninger om sygefravær.
Referat fra mødet
Arbejdsgiver har pligt til at tage referat af mødet, hvis oplysningerne skal kunne bruges overfor din kollega, eksempelvis i en senere afskedigelsessag. Det fremgår også af Offentlighedslovens § 6.
Uanset arbejdsgivers notatpligt anbefaler Etf, at du skriver stikord under mødet, så du og din kollega kan diskutere oplysninger og konklusioner efter mødet. På den måde har du lettere ved at komme med relevante bemærkninger og rettelser til referatet.
Tjenstlig samtale og advarsel
Som bisidder skal du sikre, at de formelle regler for en tjenstlig samtale og advarsler bliver overholdt. De formelle krav til en advarsel står ikke i lov eller andre regler. De er i stedet fastlagt ud fra retspraksis.
Kravene er
- En advarsel skal være klar og utvetydig.
- Din kollega skal vide, hvad vedkommende skal ændre. Konsekvenserne ved ikke at ændre adfærd skal også oplyses.
- Arbejdsgiveren skal give en passende periode, så medarbejderen har en reel mulighed for at rette op på den kritiserende adfærd. Der er ikke regler for længden af denne periode. Den vil afhænge af, hvad der skal ændres.
Læs mere på Etf's side om ”Tjenstlig samtale og advarsel”
Læs også afsnittet om partshøringer under 'Hvad skal jeg være opmærksom på som bisidder'
Hvis jeg føler mig klemt omkring bisidderrollen
Etf får ind imellem henvendelser fra TR, der oplever, at rollen som bisidder kan være i strid med egne eller de øvrige kollegers interesser. Du kan som TR komme til at stå i en situation, hvor det kan opleves som vanskeligt at være bisidder.
Derfor er det vigtigt, at du har fokus på, at:
- Det er ikke dig, der er indkaldt til samtale
- Du er valgt til at varetage den enkeltes interesser overfor arbejdsgiveren
- Som bisidder skal du være med til at sikre, at regler og aftaler overholdes, at samtalen bliver så konstruktiv som muligt, og at det enkelte medlem har en person at støtte sig til
- Sørge for, det står klart både overfor dine øvrige kolleger og overfor din arbejdsgiver, at du er til samtalen som TR og som Etf's repræsentant. Det er ikke ensbetydende med, at din kollegas holdning er et udtryk for din egen personlige holdning.
Har du brug for sparring om bisidderrollen, kan du altid kontakte en forhandlingskonsulent.
Opsigelse og bortvisning
TR's rolle ved opsigelse af flere medarbejdere
Hvis arbejdsgiver vil opsige flere medarbejdere på én gang, f.eks grundet besparelser, omstruktureringer mv., er det din opgave - i samarbejde med Etf - at gå i dialog med arbejdsgiver.
Du skal arbejde for at opnå størst mulig indflydelse i forhold til:
- Hvordan besparelserne gennemføres
- At få et så hensigtsmæssigt forløb som muligt for de opsagte kolleger
Som TR skal du samtidig sørge for at holde dine kolleger underrettet om forløbet og de beslutninger, der tages. Så undgår I så vidt muligt rygtedannelse og uvished.
Etf anbefaler, at du har et tæt samarbejde om processen med repræsentanter fra de øvrige faggrupper blandt andet via SU/MED.
Hvis situationen er mere tidskrævende end den afsatte tid til TR-arbejdet, bør du kontakte ledelsen for at få en aftale om mere tid til TR-arbejdet og en justering af dine øvrige opgaver i perioden.
Som udgangspunkt skal du dog altid have den fornødne tid til TR-arbejdet.
Læs mere: TR's vilkår
Etf tager hånd om det videre forløb for hver enkelt medarbejder, som får en påtænkt opsigelse.
TR’s rolle ved opsigelse af en enkelt medarbejder
Som udgangspunkt vil du primært have en rolle i forløbet, der viser sig at føre til en afskedigelse. Det skyldes, at hvis sagen udvikler sig til at blive en afskedigelse, overtager Etf sagen.
Får du som bisidder en fornemmelse af, at sagen vil munde ud i en påtænkt opsigelse, og din kollega er indforstået med det, anbefaler Etf, at du kontakter en forhandlingskonsulent. Det vil ofte være en fordel for det videre forløb, at konsulenten er blevet inddraget, før arbejdsgiver har besluttet sig for at indlede en afskedigelse.
Læs også afsnittet om partshøringer under 'Hvad skal jeg være opmærksom på som bisidder'
Når en kollega er syg i længere tid
Efter 30 dages sygdom bliver man underlagt sygedagspengelovens regelsæt. Læs mere om, hvordan du hjælper din kollega i den situation.
Når TR selv er i knibe
Kontakt en forhandlingskonsulent i Etf, hvis du fx. :
- har det svært i rollen som TR
- selv bliver indkaldt til fx. en tjenstlig samtale eller en sygefraværssamtale.
- modtager en påtænkt opsigelse
Er du TR i en kommune eller region, kontakt Etf på:
Er du TR i staten, kontakt:
Chefkonsulent Darlene Kyrø
dky@etf.dk
Juridisk konsulent Søren Sylvan Müller