EPJ-system på vej

Alt fra museklik til kliniske arbejdsgange skal beskrives og indbygges i et nyt, tværgående it-system, der skal dække alle sygehuse og hospitaler i Østdanmark på Sjælland, Lolland, Falster og Bornholm om fire år. Om alt går efter planen.

En af drivkræfterne i det store udviklingsprojekt er ergoterapeut Mia Ravnø fra Bispebjerg Hospital.

Hun er ansat som applikationskoordinator i det storstilede it-projekt under Region Hovedstaden og Region Sjælland. De to regioner er gået sammen om et patientjournalsystem, som kommer til at hedde Sundhedsplatformen. Det vil omfatte 20 sygehuse, 2,5 millioner patienter og 40.000 ansatte. Platformen baseres på det amerikanske Epic-system, som findes på 1.100 hospitaler og sundhedsklinikker i USA, England og Holland.

Omvæltning

For en ergoterapeut, der kommer direkte fra en neurologisk afdeling på Bispebjerg Hospital i København, er det lidt af en omvæltning.

- I starten føltes den nye arbejdsform lidt kaotisk eller bare meget anderledes. Min arbejdsdag på et hospital er selvfølgelig også præget af uforudsete opgaver, men her er det uforudsete arbejdsdage på en anden måde, fortæller Mia Ravnø.

- Normalt arbejder jeg med ergoterapeutfagligheden og udfører vante arbejdsopgaver. Så jeg følte mig lidt på bar bund, da jeg kom ind i en projektverden, hvor man taler i andre termer og arbejder på en anden måde. Der er projektplaner og deadlines, som man skal overholde, og produkter, der skal afleveres inden for bestemte tidsfrister, fortæller Mia Ravnø.

Hun er dog ikke helt uvant med implementering af it-systemer i sundhedsvæsenet. De seneste år har hun været it- og EPJ-ansvarlig for ergoterapeuterne på Bispebjerg Hospital samt arbejdsmiljørepræsentant. Kombinationen af det og den kliniske baggrund var en af grundene til, at hun søgte og fik projektstillingen.

- Jeg er vant til at arbejde på tværs af afdelinger og faggrupper på hospitalet, og jeg kender til mange kliniske arbejdsgange. Terapeuter er også vant til at arbejde selvstændigt, tro på egne evner og vurderinger, forklarer Mia Ravnø.

Som projektansat drager hun også fordel af sin erfaring med at planlægge sin egen arbejdsdag, arbejdsopgaver og prioritere. Og helt tilbage fra studietiden er det en fordel at have haft gruppearbejde og arbejdet tværfagligt, hvor man er nødt til at kunne arbejde effektivt i en gruppe.

- Det er man i høj grad også nødt til at kunne her, forklarer Mia Ravnø.

300 sundhedsansatte

De øvrige applikationskoordinatorer er læger, sygeplejersker, fysioterapeuter, lægesekretærer, administratorer og it-folk fra sygehussektoren i de to regioner.

Indimellem afholdes større sessioner, hvor cirka 270 faglige eksperter og 26 ledende eksperter fra de to regioner præsenteres for systemværktøjerne, udkast til arbejdsgange og det kliniske indhold. Det foregår i grupper baseret på de forskellige specialer, hvor systemets forskellige dele diskuteres og vedtages ved afstemning.

- Det skal være klinikere, der har viden om det faglige, som tager beslutningerne om, hvad der er den bedste måde at gøre tingene på, og hvad der er bedst for alle. Her skal vi tage udgangspunkt i, hvordan det danske system er i dag, og hvordan vil gerne vil have det indrettet i fremtiden, siger Mia Ravnø.

Udviklingen af systemet sker i flere faser. Først fastlægges arbejdsgange, så det kliniske indhold, og til sidst bygges systemet, så det tilpasses danske forhold.

- Jeg sidder i øjeblikket og kigger på det kliniske indhold. Det gode ved dette system er, at det allerede findes og fungerer i andre lande. Vi skal så vurdere, hvad der fungerer i det danske sundhedsvæsen og i forhold til vores praksis og retningslinjer på sygehusene i Region Sjælland og Region Hovedstaden.

Der ligger også mange udfordrende it-opgaver i arbejdet, fordi Mia Ravnø og hendes projektkolleger selv skal konfigurere de tekniske tilretninger, der skal skræddersy systemet til de danske hospitaler. Derfor har de været på kursus og eksamen i Epic-systemet i USA i sommer.

- Vi skal selv placere knapper, så vi skal ikke bare putte indhold i, men også finde ud af, hvordan det skal sættes op, og til sidst lægge indhold ind i systemet og programmere det.

De skal også lave lister for, hvem der har adgang til systemet og på hvilken måde, for eksempel terapeuter.

- Det fede er, at vi får ensretning baseret på diagnose og best practice fra både hospital til hospital og region til region, for eksempel dokumentationen på neurologisk afdeling. Her vil systemet komme op og foreslå, hvad der skal skrives med alle detaljer om den pågældende diagnosegruppe. Fremfor at der bliver lavet dokumentation, der kan afhænge af den enkelte og nogle gange være i form af prosa.

Måske overvældende

Systemet vil også give lettere adgang til forskning og indsamling af data for både ergoterapifaget og andre fag, fordi man lynhurtigt vil kunne hive data ud om for eksempel en diagnose eller patientgruppe.

- Den enkelte ergoterapeut og andre ansatte vil opleve højere kvalitet på grund af ensretningen og tjeklister, som sikrer, at vi kommer hele vejen rundt og får gjort tingene rigtigt. Der kommer heller ikke dobbeltdokumentation. Systemet kan nemlig hive de nyeste data ind på tværs, for eksempel patientens temperatur.

Ifølge Mia Ravnø kan systemet så meget, at mange vil nok føle sig overvældede i starten.

- Her vil vi nok møde lidt modstand, men folk skal jo undervises i det, og jeg er sikker på, at de vil blive glade for det i længden, siger hun.

Netop de forandringer, som et nyt EPJ-system vil betyde, har været en anden af grundene til, at Mia Ravnø søgte jobbet.

Helt fra sin bachelortid har hun nemlig skrevet om lean og forandringer, og så opstod denne mulighed for at arbejde videre med det.

- Dette udviklingsprojekt følte jeg, at jeg blev nødt til at være med til, fordi det giver mulighed for at påvirke en forandring. Jeg kan bidrage som kliniker i stedet for, at der kun er it-folk, og jeg synes, det er vigtigt, at vi bliver medinddraget. Forhåbentlig kan jeg påvirke processen positivt, siger Mia Ravnø.