Skeln skarpt mellem vilkår og forhandling

Opgaven var fastlagt: slå to geografisk adskilte afdelinger sammen, og tilbyd også de hjerneskadede patienter træning i weekenden. Til gengæld var det op til ledere og medarbejdere fra Vordingborg Sygehus og Næstved Sygehus at skrue en vagtturnus sammen i de weekender, de hidtil havde holdt fri i.

- Formålet med forandringsprocessen var tydligt. Vi skulle behandle dobbelt så mange patienter som hidtil og matche sygehusets ambitioner om at behandle patienter rettidigt og døgnet rundt. Vi skulle lukke terapien op, være hos pateinterne, når der var brug for os, og altså også lave genoptræning i weekenden. Det betød også, at vi ville få en anden kontakt til pårørende, siger ledende ergoterapeut Trine Nielsen.

Hun stod i spidsen for forandringsprojektet, der gik i gang i efteråret 2014, med start i januar 2015, og havde under hele processen tankerne og metoderne fra Fair Proces med i sit arbejde.

Da vilkårene for forandringen var fastlagt, indkaldte hun medarbejderne på Næstved Sygehus, hvor genoptræningen fremover skulle placeres, og tegnede to rum op på tavlen: et Vilkårsrum og et Mulighedsrum.

- I Vilkårsrummet skrev jeg de ting, der ikke var til forhandling; altså de ting, jeg på forhånd havde besluttet: hvor mange vi skulle være, hvilken dato vi skulle gå i gang, og at en weekendvagt ville omfatte både en lørdag og en søndag. Derefter tog vi en brainstorm på betydningen for os og skrev det ind i mulighedsrummet: hvilke arbejdsopgaver skal vi løse? Hvad med helligdage? Hvordan prioriterer vi patienter i weekenden? Skal vi have holdbehandling?

Bekymringer blev ikke blæst op

Efter mødet i Næstved tog Trine Nielsen turen til Vordingborg – med det samme oplæg, men alligevel med et lidt anderledes resultat.

For ergoterapeuterne og fysioterapeuterne her havde mange tilføjelser, som bundede i deres store viden om netop den patientkategori, der ville komme i fokus: skal vi have kognitive hold?  Armtræningshold? Køkkenhold? Og hvordan sørger vi for at resten af sygehuset bliver klar op, at vi holder terapien åben i weekenden?

- Stemningen begge steder var god. Fordi formålet var helt klart og tydeligt. Det samme var vilkårene. Det var muligt at komme med sine private bekymringer, for eksempel om hvordan det ville påvirke familielivet, når man pludselig skulle på arbejde en weekend, men bekymringerne blev ikke, som jeg tidligere har oplevet, blæst op. Der var tryghed i at de blev noteret, men vilkårene, nemlig at vi skulle til at arbejde i weekend, lå fast, siger Trine Nielsen.

For hende er den skarpe skelnen mellem vilkår og muligheder den helt store gevinst ved processen. Og for hende som leder blev den vigtigste læring, at man skal planlægge processen, så der ikke, den dag man kalder folk sammen, er nogen som helst tvivl om, hvad der er til forhandling.

- For mig som leder handlede det om at være skarp og tydelig. Jeg har tidligere været med til forsøg på at planlægge weekendarbejde, der endte i frustrationer, fordi bekymringerne fik lov til at dominere. Denne gang var vilkårene tydlige, og begge steder gik medarbejderne ind i den kreative proces og tog udgangspunkt i det, der var muligt. Folk vil godt bidrage, når de bliver inddraget i løsningsmuligheder. Også selv om vilkårene ligger fast, siger Trine Nielsen.